对视频会议有所了解的人都知道，视频会议系统可以分为硬件视频会议与软件视频会议，它们的特点有所不同，硬件视频会议系统拥有较高的清晰度、安全性和稳定性也很好，但是集成性低，价格比较昂贵，并且操作比较复杂，会议系统一旦有故障出现，维修成本较大，在系统的扩展性和升级方面表现可能不是很灵活。
随着互联网的发展，视频会议厂商也提出了“软硬一体化”的设计方式，通过优势互补提高用户体验，能够以通过视频会议摄像头、麦克风、会议主机三件套就能把企业原本存在的硬件视频会议设备与软件视频会议系统结合，不但让音视频更加稳定，还可以大大减少了会议进行的复杂程度及成本。
从中小企业的角度出发，软件视频会议系统是更好的选择。硬件视频会议系统虽然更稳定和安全、但在集成性、兼容性、扩展性等方面存在着很弊端，但对中小型企业来说，很难去承受这样的投资，这也是硬件视频会议系统在中小型企业与新兴企业很难普及的主要原因。在软件视频会议系统日趋成熟的今天，这样的软件视频会议厂商推出的产品在用户体验上甚至已经远超过一些硬件视频会议厂商，他们减少了企业在视频会议上的投入并给予优质的视频会议体验，性价比极高。
市场上存在的视频会议产品在功能上大同小异，用户在选择上可以从功能、价格等方面考虑，比如选择软件视频会议系统时，相关的软件能够在哪些平台、哪些操作系统上使用，软件是否具有全息协同办公的功能，以及软件的安全性、稳定性等，这些都是选择视频会议厂商的重要因素。此外，对于分布在不同地区的用户，应选择服务范围覆盖广的品牌产品，对产品售后比较在意的客户应选择售后服务更加完善的品牌产品。