随着社会的不断发展进步，信息交流越来越频繁，沟通变得更加重要，各种会议层出不穷，会议的方式相比从前也有了质的变化，传统的会议模式已无法满足现代办公需求，声、光、电、同传、扩声、视频等各种现代化设备的加入，更加智能的会议方式随之应运而生。
如何开好会便成为一个大问题。
所谓智能会议系统，就是通过中央控制器对各种会议设备及会议环境进行集中控制的一种现代会议模式。
艾维创智能会议系统主要由会议预约、同声传译系统、音响扩声系统、音视频信号管理系统、显示系统、远程会议系统和中央控制系统几部分组成。 
针对智慧会议，艾维创每年有数以千计的成功案例，为全国数百个集成商及总包客户提供产品及解决方案。
在艾维创产品的基础上可以对会议方式做N多种优化，通常多会包括以下这几个方面：
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会议室的配置优化 人性化的生产，及工作方式，加大了对沟通的需要。公司内部的会议越来越频繁。想要从本质上解决会议室使用的效率问题，需要从各个方面优化会议室的配置，例如以下几个方面：
丰富会议室规格配置 传统大中小型会议室的简单分类很难适应当前社会的会议需求，在会议室规格配置上，可以增设更多分类，包括3-5人的小型洽谈室、5-10人的沟通室、10-15人中小型会议室、35-45人大型会议室、以及大型的多功能报告厅。 公司的行政人员可根据企业实际情况来进行多种类规格搭配，灵活多变的扩展会议空间更能满足各个公司当前的需求。
智能化会议室管理系统 智能化的会议管理系统是让有限的会议室空间更有效利用起来，使其价值最大化的最有效手段。
A.会议预约系统
会议预约统可将所有的会议室资源录入到系统上，所有人可进行在线预订，预订成功后及可查看会议时间及地点，参会人员也可收到参会通知，并在会议室门口预约屏上显示会议信息。
B.自动释放会议室
效率的优化是把资源留给有需要的人，而不是空着浪费掉。 智能化的管理系统可通过装配感应器自动释放会议室，例如预订的会议开始后，20分钟没有人进来，系统会判定会议取消，释放会议室，如果会议提前结束，也可以提前释放会议室。 
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提升会议室设施设备的有效支持
提高会议效率和体验，绝对少不了会议室设施设备的支持，否则一个1小时的远程会议半小时的时间耗费在了连线投影、视频语音清晰度测试上，等终于连接好，或许议题还没讲解完毕，预定了下一个阶段会议室的人已经来了。而打造数字化会议室的管理系统，也少不了会议室设施设备的支持。
那么，从哪些方面来优化设施设备的支持？
硬件设施
A、智能白板
相较于传统的电视机投屏，智能白板屏支持多终端、多屏幕互动功能，自由书写功能，员工们可以将自己的会议资料从手机端、电脑端直接实时传输到大屏幕，实现共享式的讨论办公与协同，能让开会的人员思维同步，更好地进行协作，提高会议效率。
B、传感器
与智能释放会议室功能相配套的仪器，用来向管理系统传递有无人和统计人数的信息，提高会议室使用率。
C、通讯设备
对于业务涉及范围广、布局广、需多方协作完成的项目和公司，远程视频会议的通畅度对于会议效率来说十分重要，要确保通讯设施设备的传输速度和清晰度可以跟上需求。
D、音视频切换系统 会议中会出现多路的音视频信号，例如电脑信号，无线投屏的信号，摄像头的信号，远程会议的信号。都需要通过投影机，或者LED大屏进行播放，这时候就需要音视频矩阵来进行音视频信号的统一的管理及切换，从而提高会议的效率。 
E、无线投屏卡
相信开过会的朋友，心里都有相同的痛：转接头实在是太麻烦了！常常开一场会下来，有一部分时间都浪费在转接头上面，会议效率低下也在所难免。这时候音视频矩阵自带的无线投屏卡解决了这个大问题，当手机，电脑连接到无线投屏卡时，手机也作为一个信号的输入源参与到矩阵的切换中来。
F、设备的集中控制
会议室中的所有的设备如：DVD/MD等设备全部全部集中到一台控制设备上，用无线彩色触摸屏来控制。遇到以上类似情况则仅仅需要在面前的无线彩色触摸屏上自行调整即可；不仅如此，会议室的灯光、电动幕布升、降；投影机的开关等：所有设备全部可通过在触摸屏上的操作完成。极具时尚与便捷。 
软件设施
硬件设施改善了，软件设施也要跟上，便于建立联动机制，让会议系统更高效。
A、在线视频系统
良好的在线视频系统应保证画质流畅清晰，简单易操作，手机、Pad或PC可随时接入，方便员工能实时建立面对面的连接。
B、语音速记系统
引入讯飞语音软件，开完会可自动生成文字纪要初稿，稍加修改和归纳后，便能生成会议纪要，在最短时间内发布工作任务，也是让会议更高效的促进方式。
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提高开会效率
相信不少人都遇到过这样的场景：一屋子十来号人，你来我往，唾沫横飞，三两个小时过去，结论是——待定，既占用会议室，也浪费了时间。开会，是为了有解决方案，行政小伙伴不妨在开会上设定一些制度和流程。
A、限定会议时间
设定在有限的时间内解决会议议题，能够制造会议紧迫感，促使大家会前做好会议议题的相关准备，上会则直奔主题的解决方案。
比如制定30分钟高效会议法则，30分钟时间到了会议室灯光便自动熄灭，让每个参会人员主动快速的直接阐述观点和控制发言时间，或者是在会议室里摆放计时器来提醒参会人员。
B、会后保持跟进
将会议纪要邮件发给参会者，邮件的意义首先是校对会议中的信息是否被正确理解，其次就是确保每个人都知道问题的核心和解决思路是什么，让决策快速转化为任务，也能帮助企业养成高效会议的好习惯。 
最后
低效的会议，不仅仅会给行政造成难题，也是企业发展的阻力。
有心的行政人，可以利用技术，为企业的高效会议提供服务和保障。
艾维创在硬件和系统配套上早就想到了前面，保障了智慧会议的创意基础，可以根据客户需求做出个性化设计。 近年来艾维创不断在全国各地设立办事处和服务中心，并且在海外也设有自己的创意中心，在产品研发和客户服务上不断加大投入。
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